Fallstudie: Wie ein Handwerksbetrieb 12 Stunden/Woche durch KI einspart
Die Ausgangssituation
Inhaber Thomas Müller beschreibt die Situation vor dem Projekt so: "Unsere Bürokraft hat täglich 4–5 Stunden damit verbracht, Termine zu koordinieren, Angebote zu tippen und Kunden zurückzurufen. Gleichzeitig haben wir Aufträge verloren, weil wir nicht schnell genug reagiert haben."
Ein klassisches Problem im deutschen Handwerk: exzellente Handwerker, aber veraltete Büroprozesse.
Die Lösung
In einem gemeinsamen Workshop mit Botrush wurden drei Kernprozesse identifiziert:
Prozess 1: Terminanfragen (vorher: 45 Min/Tag)
Kunden können jetzt 24/7 online Termine anfragen. Ein KI-Assistent prüft die Verfügbarkeit der Techniker, berücksichtigt Fahrzeiten und Regionen und bestätigt automatisch per SMS und E-Mail.
Ergebnis: Büroaufwand von 45 auf 5 Minuten täglich reduziert.Prozess 2: Angebotserstellung (vorher: 2 Std/Tag)
Angebote werden nun halbautomatisch erstellt. Der Techniker erfasst nach dem Vor-Ort-Termin die benötigten Materialien per App – das System erstellt daraus automatisch ein professionelles Angebot als PDF und verschickt es per E-Mail.
Ergebnis: Angebotszeit von durchschnittlich 40 auf 8 Minuten reduziert.Prozess 3: Kundenkommunikation (vorher: 1,5 Std/Tag)
Automatische Terminbestätigungen, Erinnerungen am Vortag, Statusupdates während der Reparatur und eine automatische Bewertungsanfrage nach Abschluss.
Ergebnis: 23% mehr Google-Bewertungen im ersten Quartal.Die Zahlen nach 3 Monaten
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Büro-Aufwand pro Woche | ~18 Std | ~6 Std |
| Durchschnittl. Antwortzeit | 4,2 Std | 12 Min |
| Angebotsabschlussrate | 34% | 41% |
| Kundenbewertungen (neu) | ~3/Monat | ~19/Monat |
| Monatl. Mehreinnahmen | — | ca. 4.200 € |
Was Thomas Müller heute sagt
"Wir haben jetzt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. Meine Bürokraft kümmert sich um die komplexen Dinge – Reklamationen, Kundenbeziehungen, Angebote für Großprojekte. Den Rest macht das System. Ich hätte nicht gedacht, dass sich das so schnell amortisiert."
Die Implementierung dauerte 4 Wochen. Die monatlichen Kosten für die Lösung: 340 Euro. Die monatliche Zeitersparnis: über 50 Stunden Büroarbeit.
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